Von 10 auf 17 Verträge. Pro Monat.
Ein Immobilienbüro verlor Aufträge, weil Anfragen zu langsam bearbeitet wurden. Wir haben einen KI-gestützten Workflow gebaut, der jede Anfrage in Sekunden qualifiziert, zuordnet und ins Propstack-CRM überführt. Das Ergebnis: 70 % mehr Abschlüsse.
Das Problem
Anfragen kamen rein. Aber niemand war schnell genug.
Immobilieninteressenten erwarten eine Antwort innerhalb von Minuten. Nicht Stunden. Nicht am nächsten Tag. Bei unserem Kunden landeten Anfragen von ImmoScout24, der Website und Social Media in verschiedenen Postfächern. Jede musste manuell gelesen, bewertet und einem Makler zugewiesen werden.
Das dauerte im Schnitt über 30 Minuten. In dieser Zeit hatte der Interessent längst beim nächsten Makler angefragt. Die Conversion litt, die Kundenzufriedenheit sank und das Team war frustriert, weil es mehr mit Administration beschäftigt war als mit Beratung.
Was fehlte, war kein neues CRM. Propstack war bereits im Einsatz. Was fehlte, war eine intelligente Schicht zwischen Anfrage und CRM, die den manuellen Aufwand eliminiert und Geschwindigkeit erzeugt.
Die Lösung
KI liest, qualifiziert und routet. Der Makler schlägt zu.
Wir haben einen KI-gestützten Automatisierungsworkflow entwickelt, der sämtliche eingehenden Anfragen in Echtzeit verarbeitet. Egal ob die Anfrage per E-Mail, Webformular oder über ein Portal wie ImmoScout24 eingeht, der Workflow erkennt Absicht, Objekttyp und Dringlichkeit automatisch.
Innerhalb von Sekunden wird die Anfrage qualifiziert, dem passenden Makler zugewiesen und als strukturierter Kontakt im Propstack-CRM angelegt. Der Makler erhält eine sofortige Benachrichtigung mit allen relevanten Informationen und kann direkt ins Gespräch einsteigen. Kein manuelles Sortieren, kein Copy-Paste, kein Zeitverlust.
Die Ergebnisse
Schneller antworten. Mehr abschließen.
+70 %
mehr Maklerverträge
von 10 auf 17 pro Monat
< 5 Min
Antwortzeit
vorher über 30 Minuten
98 %
Kundenzufriedenheit
+23 % gegenüber vorher
0
manuelle Sortierung
vollständig automatisiert
So funktioniert es
Vier Schritte. Null Verzögerung.
Erfassen
Anfragen aus allen Kanälen werden automatisch erfasst: E-Mail, Webformulare, ImmoScout24 und Social Media. Jede Anfrage wird in Echtzeit an den Workflow übergeben.
Qualifizieren
KI analysiert den Anfragetext und extrahiert Objekttyp, Budget, Zeitrahmen und Kaufabsicht. Jede Anfrage erhält einen Qualifizierungs-Score, der die Priorität bestimmt.
Zuordnen
Basierend auf Objekttyp, Standort und Verfügbarkeit wird die Anfrage automatisch dem passenden Makler zugewiesen. Der Kontakt wird sofort im Propstack-CRM angelegt.
Reagieren
Der Makler erhält eine Echtzeit-Benachrichtigung mit allen qualifizierten Informationen. Erste Antworten gehen innerhalb von Minuten raus statt Stunden.
Was der Workflow kann
Gebaut für Geschwindigkeit. Integriert mit Propstack.
Multi-Channel Erfassung
Anfragen von ImmoScout24, Website-Formularen, E-Mail und Social Media werden automatisch in einem einheitlichen Workflow zusammengeführt. Kein Kanal geht verloren.
KI-Qualifizierung
GPT analysiert den Anfragetext und extrahiert strukturierte Daten: Objekttyp, Budget, Zeitrahmen, Kaufabsicht. Jede Anfrage erhält einen Score für die automatische Priorisierung.
Propstack-CRM Integration
Qualifizierte Kontakte werden automatisch im Propstack-CRM angelegt. Inklusive aller extrahierten Daten, Quell-Kanal und Qualifizierungs-Score. Kein manueller Datentransfer.
Speed-to-Lead
Von der eingehenden Anfrage bis zur Makler-Benachrichtigung vergehen Sekunden statt Minuten. Der entscheidende Vorsprung gegenüber der Konkurrenz.
Intelligentes Routing
Anfragen werden basierend auf Objekttyp, Standort und aktueller Auslastung automatisch dem richtigen Makler zugewiesen. Gleichmäßige Verteilung, keine Überlastung.
Performance Dashboard
Echtzeit-Überblick über Anfrageaufkommen, Antwortzeiten, Conversion-Raten und Makler-Performance. Klare Datenbasis für operative Entscheidungen.
Technologie
KI trifft Immobilien-CRM.
Im Kern des Workflows steht OpenAI GPT-4o-mini. Das Modell übernimmt die Analyse eingehender Anfragen: Es erkennt Kaufabsicht, extrahiert Objektpräferenzen und bewertet die Dringlichkeit. Jede Anfrage wird in strukturierte Daten überführt, die direkt weiterverarbeitet werden können.
Die Integration mit Propstack erfolgt über die offizielle API. Kontakte, Aktivitäten und Qualifizierungsdaten werden in Echtzeit synchronisiert. Der Workflow ist als serverloser Automatisierungsprozess implementiert, der innerhalb von Sekunden reagiert und beliebig skaliert.