Offene Forderungen. Automatisch eingezogen.
Ein Sachverständigenbüro verlor den Überblick über tausende offener Rechnungen. Wir bauten ein System, das 80 % davon in 2 Monaten einzog. Vollautomatisch.
Das Problem
Excel, E-Mails, Hoffnung. Das war der Prozess.
Tausende Rechnungen. Verteilt über Excel-Tabellen, E-Mail-Postfächer und Buchhaltungssoftware. Niemand wusste, welche Forderung überfällig war. Niemand wusste, wer zuständig war. Und niemand wusste, ob die letzte Mahnung vor zwei Wochen oder zwei Monaten rausging.
Das Ergebnis: Geld blieb auf dem Tisch liegen. Nicht, weil Kunden nicht zahlen wollten. Sondern weil schlicht niemand nachfasste. Der manuelle Aufwand war zu hoch, die Übersicht zu schlecht und die Prioritäten unklar.
Das Unternehmen brauchte kein weiteres Tool mit hundert Features. Es brauchte ein System, das genau eine Sache perfekt löst: offene Forderungen sichtbar machen und systematisch eintreiben.
Die Lösung
Ein System, das nachfasst. Damit du es nicht musst.
Wir haben ein maßgeschneidertes Management-Cockpit entwickelt, das den gesamten Forderungsprozess zentralisiert und automatisiert. Vom CSV-Import bis zur Zahlung.
Jede Rechnung wird automatisch einem Workflow zugewiesen, Verantwortlichkeiten werden klar verteilt und das System eskaliert eigenständig, wenn Fristen verstreichen. Kein manuelles Nachfassen. Keine vergessenen Mahnungen. Keine Lücken.
Die Ergebnisse
Zahlen, die für sich sprechen.
80 %
der offenen Forderungen eingezogen
innerhalb von 2 Monaten
60 %
weniger manueller Aufwand
durch automatisierte Workflows
100 %
Transparenz
über Status, Fristen und Zuständigkeiten
0 €
laufende Lizenzkosten
keine SaaS-Gebühren, keine Nutzerlizenzen
So funktioniert es
Vier Schritte. Null Chaos.
Importieren
Rechnungsdaten werden per CSV-Upload in Sekunden importiert. Deutsche Zahlen- und Datumsformate? Automatisch erkannt und verarbeitet. Duplikate? Übersprungen.
Zuordnen
Jede Rechnung bekommt automatisch einen Status, eine Fälligkeit und ein zuständiges Teammitglied. Klare Verantwortlichkeiten ab Tag eins.
Nachfassen
Tokenisierte Formulare gehen automatisch an Versicherer, Anwälte oder Regulierer. Erinnerungen werden zeitgesteuert versendet. Bei Nichtreaktion eskaliert das System von selbst. Alles ohne manuellen Eingriff.
Auswerten
Ein KPI-Dashboard zeigt den aktuellen Stand in Echtzeit. Wöchentliche Reports per E-Mail. CSV-Export für weiterführende Analysen. Jede Statusänderung wird in einem Audit-Log protokolliert.
Was das System kann
Gebaut für die Realität. Nicht für die Demoversion.
Konfigurierbare Workflows
Jeder Fall durchläuft einen definierten Prozess. Von "Neu importiert" bis "Abgeschlossen". Status-Übergänge sind validiert und nachvollziehbar.
Automatische Erinnerungen
Ein täglicher Cron-Job prüft offene Formulare, versendet Erinnerungen und eskaliert überfällige Fälle. Ohne dass jemand daran denken muss.
Vier-Dimensionales Tracking
Jede Rechnung wird über vier unabhängige Status-Achsen verfolgt: Workflow, Kommunikation, Finanzen und Risiko. Volle Transparenz, null Blindspots.
Lückenloses Audit-Log
Jede Statusänderung wird in einem unveränderlichen Event-Log protokolliert. Volle Nachvollziehbarkeit für interne Reviews und externe Anforderungen.
Tokenisierte Formulare
Externe Empfänger erhalten zeitlich begrenzte Links, über die sie strukturiert antworten können: Zahlung veranlasst, Klärung nötig oder Ablehnung. Kein E-Mail-Pingpong.
Reporting auf Knopfdruck
Rollenbasierte KPI-Übersichten, wöchentliche E-Mail-Reports und CSV-Export. Alle relevanten Daten, aufbereitet und sofort verfügbar.
Technologie
Solide gebaut. Einfach wartbar.
Das System basiert auf einer sauberen Hexagonalen Architektur mit Domain-Driven Design. Geschäftslogik ist vollständig von Infrastruktur getrennt. Das bedeutet maximale Testbarkeit, einfache Wartung und schnelle Erweiterungen.
Der Tech-Stack: TypeScript, Node.js, React, PostgreSQL und Tailwind CSS. Gehostet auf Cloud-Infrastruktur. Keine exotischen Abhängigkeiten, keine Vendor Lock-ins.